Wie wählen Sie eine ERP-Software aus? Diese Frage stellen sich viele Unternehmen, wenn sie die erste betriebswirtschaftliche Software kaufen oder ihre derzeit verwendete Software ersetzen wollen. Es gibt dabei jedoch zahlreiche Faktoren zu berücksichtigen, und die Folgen einer falschen Entscheidung können ebenso wichtig wie schwerwiegend sein. Ein ERP, das nicht an die Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens angepasst werden kann, technologisch veraltet und schwer zu verwenden ist, kann die Effizienz eines Unternehmens ernsthaft beeinträchtigen. Aus diesem Grund führen wir in diesem Artikel nicht nur die Vorteile der ERP-Programme an, sondern auch einige wichtige Tipps zur Auswahl der für Ihr Unternehmen am besten geeigneten ERP-Software.
Was ist eine ERP-Software?
Die Abkürzung ERP steht für Enterprise Resource Planning, zu deutsch Unternehmensressourcenplanung. Es handelt sich also um eine Software – besser gesagt, ein System – die auf die Unternehmensführung und Unternehmensplanung im weitesten Sinne ausgerichtet ist und daher verschiedene Prozesse integriert, von der Verwaltung bis zur Produktion, vom Rechnungswesen bis zur Lieferkette, von der Beschaffung bis zum Vertrieb usw.
Der Betrieb von ERP-Systemen basiert auf der zentralisierten Erfassung von Daten, die von den verschiedenen Abteilungen des Unternehmens erzeugt werden, um Fehlausrichtungen von Informationen zu vermeiden und eine einzige zuverlässige Datenbank aufzubauen. Es ist darauf hinzuweisen, dass die ERP-Systeme im Laufe der Zeit nicht unverändert geblieben sind. Bis vor wenigen Jahren übten sie hauptsächlich administrative und logistische Funktionen aus, heute jedoch umfassen die Unternehmensmanagementprogramme auch Funktionen im Zusammenhang mit der Beschaffung von Ressourcen, dem Controlling und dem Kundenbeziehungsmanagement.
Die Vorteile von ERP-Systemen für Unternehmen
Der Einsatz eines hochmodernen ERP-Systems, das an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst ist, bringt mannigfache Vorteile mit sich. Hier sind die wichtigsten:
- die Integration zwischen den Unternehmensabteilungen gewährleistet einen vollständigen und stets aktuellen Überblick;
- durch die Vereinfachung der Geschäftsprozesse werden die Betriebskosten der Unternehmen reduziert;
- durch den kontinuierlichen Informationsaustausch zwischen den Abteilungen und zwischen den Anwendern der Software werden Verzögerungen vermieden und die Zusammenarbeit gestärkt;
- die Erstellung umfangreicher Berichte in Echtzeit macht es möglich, eine genaue Analyse des Geschäfts und der Leistung vorzunehmen;
- die gemeinsame Schnittstelle ermöglicht eine echte Kommunikation zwischen den unterschiedlichsten Abteilungen, auch zwischen den am weitesten entfernten: Das ERP erschafft so eine gemeinsame Unternehmenssprache;
- eine einzige Softwarelösung, ein einziger Lieferant, eine einzige Datenbank.
Wie wählen Sie die richtige betriebswirtschaftliche Software aus?
Kommen wir also auf die Ausgangsfrage zurück: Wie wählen Sie die richtige ERP-Software aus? Das erste, was Sie bei einer betriebswirtschaftlichen Software auswerten müssen, ist ihre Flexibilität: Jedes anständige ERP-System muss sich nämlich bestmöglich an die Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens anpassen können. Deshalb ist es wichtig, das Augenmerk auf modulare Lösungen zu richten, die sich an Unternehmen jeder Branche und jeglicher Größe anpassen können. Bei den eigentlichen Funktionen müssen Sie sich die Frage stellen, ob das betreffende ERP-System tatsächlich in der Lage ist, die zu optimierenden Geschäftsprozesse effektiv zu steuern.
Das ideale ERP muss zudem einfach zu bedienen sein und somit allen Mitarbeitern dank schlanker Prozesse und intuitiver grafischer Oberflächen eine schnelle Einarbeitung ermöglichen. Schließlich muss die Zuverlässigkeit der Software (gestützt auf der Zuverlässigkeit des Herstellers selbst) und ihre Integrierbarkeit mit anderen Softwareprogrammen, wie zum Beispiel Business Intelligence, Electronic Invoicing, Digital Storage usw., bewertet werden.
Dies sind die wichtigsten Fragen, die Sie sich bei der Wahl zwischen zwei verschiedenen ERP-Systemen stellen müssen, um sicherzustellen, dass Sie Ihr Unternehmen mit der Software ausstatten, die am besten für es geeignet und am funktionalsten ist.
