Irgendwann kennt man das Muster. Eine Fachkraft kündigt, die Stelle wird ausgeschrieben, die ersten Bewerbungen kommen. Dann beginnt das Warten: auf Rückmeldung aus dem Fachbereich, auf einen freien Gesprächstermin, auf die Freigabe aus der Geschäftsführung. Wochen vergehen. Manchmal Monate.
Am Ende hat der Kandidat woanders unterschrieben, die Stelle ist wieder offen, und die Schicht wird weiter mit Überstunden aufgefangen oder Maschinen bleiben sogar unbesetzt
In Produktionsunternehmen bleiben offene Stellen heute im Schnitt rund 170 Tage unbesetzt.¹ Das ist kein branchenweiter Ausreißer, sondern Alltag für viele HR-Leitungen.
Es liegt nicht nur am Markt
Der Fachkräftemangel ist real. Qualifizierte Maschinenbediener, Facharbeiter, Schichtführer sind knapp. Aber wenn man ehrlich ist: Ein Teil der langen Vakanzzeiten hat nichts mit dem Arbeitsmarkt zu tun.
Viele Bewerber springen nicht ab, weil sie kein Interesse haben. Sie springen ab, weil Wochen vergehen, bis jemand antwortet. Weil die Einladung zum Gespräch per E-Mail rausgeht, die im Spam landet. Oder weil nach dem Erstgespräch nichts mehr passiert.
Doch den guten Kandidaten stehen heute viele Alternativen zur Wahl. Sie warten nicht.
Was eine offene Stelle in der Produktion wirklich kostet
Die Kosten, die im Recruiting direkt sichtbar sind, sind meist die Kleineren: Anzeigenschaltung, Agentur, Personalerzeit. Was sich im Hintergrund aufbaut, taucht in keiner Budgetzeile auf.
Eine unbesetzte Stelle in der Produktion bedeutet in der Praxis aber einiges mehr: Kollegen übernehmen Schichten, die sie eigentlich nicht haben. Krankenquoten steigen. Aufträge verschieben sich oder werden gar nicht erst angenommen. Bei erfahrenen Fachkräften geht zudem Wissen verloren, das sich nicht einfach ersetzen lässt.
Laut einer Berechnung von StepStone kostet eine unbesetzte Stelle Unternehmen durchschnittlich 29.000 €, in größeren Betrieben über 73.000 €.² Für die Produktions- und Fertigungsbranche beziffert StepStone den Schaden auf durchschnittlich 71.000 € pro Vakanz.² Das erklärt sich durch einen vergleichsweisen hohen Tagesumsatz je Mitarbeitenden, kombiniert mit langen Vakanzzeiten.
Ein Rechenbeispiel aus der Praxis: Ein Produktionsbetrieb mit 800 Mitarbeitenden hat zu jedem Zeitpunkt durchschnittlich acht offene Stellen. Bei einer durchschnittlichen Vakanzzeit von 170 Tagen und einem angesetzten Kostensatz von 400 € pro Stelle und Tag ergibt sich allein daraus ein jährlicher Schaden von rund 550.000 €. Nicht eingerechnet: Mehrarbeit, Fehlerquoten durch Überlastung und abgesprungene Kandidaten, die erneut angesprochen werden müssen.
Wie hoch dieser Betrag bei Ihnen konkret ausfällt, können Sie mit unserem [ROI Calculator] selbst durchrechnen, auf Basis Ihrer eigenen Situation, in wenigen Minuten.
Warum es in der Produktion besonders schwer ist
In einem Unternehmen mit einem Standort und überschaubarem Volumen lässt sich Recruiting noch halbwegs per E-Mail und Excel steuern. In einem Produktionsbetrieb mit mehreren Werken, Schichtbetrieb und laufendem Bedarf funktioniert das nicht mehr.
Wer entscheidet, wenn eine Stelle frei wird? Der Standortleiter, die zentrale HR-Abteilung, der Schichtführer? Wenn das nicht geregelt ist, verzögert sich alles. Jede Rückfrage kostet Zeit. Jede unklare Zuständigkeit kostet Zeit. Und Zeit ist das, was Bewerber nicht haben.
Dazu kommt: Produktionsbetriebe mit hoher Fluktuation können nicht punktuell rekrutieren. Der Bedarf ist konstant. Aber die Prozesse, die viele Unternehmen noch nutzen, wurden für gelegentliche Einstellungen gebaut, nicht für laufendes Volumen.
83 % der deutschen Unternehmen erwarten für die kommenden Jahre negative Folgen durch Fachkräftemangel. 55 % berichten bereits heute von einer Mehrbelastung ihrer Belegschaft.³ Das sind Zahlen, die im Controlling selten auftauchen, aber im Werkhallenalltag jeden Tag spürbar sind.
Warum das selten auffällt, bis es zu spät ist
Das Problem an ineffizienten Recruiting-Prozessen ist, dass sie im Tagesgeschäft unsichtbar sind. Keine einzelne Verzögerung wirkt dramatisch. Eine E-Mail, die zwei Tage wartet. Ein Feedbackgespräch, das sich um eine Woche verschiebt. Ein Kandidat, der sich nicht zurückmeldet, ohne dass man weiß, warum.
Erst in der Summe zeigt sich, was das bedeutet: eine Time-to-Hire, die sich kaum erklären lässt, und ein Gefühl, viel zu tun und trotzdem zu wenig voranzukommen.
Typisch für das, was wir in Produktionsunternehmen häufig sehen: Bewerbungen gehen über mehrere Kanäle ein und landen an verschiedenen Stellen. Kandidaten hören tagelang nichts und bewerben sich anderswo weiter. Der Fachbereich gibt Feedback zu spät oder gar nicht. Und am Ende eines Prozesses weiß niemand genau, warum ein vielversprechender Kandidat abgesprungen ist.
Ohne diese Transparenz ist es schwer, gezielt besser zu werden.
Was das bedeutet und wie es sich ändert
Lange Vakanzzeiten sind kein unvermeidliches Begleitphänomen des Fachkräftemangels. In vielen Fällen liegt der größte Hebel nicht im Anzeigenbudget oder im Employer Branding, sondern im Prozess selbst. Wer versteht, wo genau Zeit verloren geht, kann gezielt ansetzen.
Recruiting-Software wie InRecruiting hilft und automatisiert dabei, Bewerbungen zentral zu steuern, Reaktionszeiten zu verkürzen und standortübergreifend Transparenz zu schaffen, ohne komplexes Setup und ohne neue Paralleltools. Eine Recruiting-Plattform, statt E-Mails, Excellisten und händische Regelungen. Insellösungen.
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Im nächsten Beitrag: Warum der Recruiting-Prozess selbst zur größten Hürde wird und wie strukturierte Abläufe die Vakanzzeit konkret verkürzen. Direkt weiterlesen: „Zu manuell, zu langsam, keine Struktur: Wie Ihr Recruiting-Prozess Bewerber kostet.“
Quellen
¹ Bundesagentur für Arbeit: Vakanzzeit von Arbeitsstellen nach Anforderungsniveau, Dezember 2023 bis November 2024. Via Statista, 2024.
² StepStone: Vakanzkosten in Deutschland – Berechnungsmodell nach Branche und Unternehmensgröße. stepstone.de/e-recruiting/hr-wissen/recruiting/vakanzkosten, 2024.
³ DIHK Fachkräftereport 2025/2026, Befragung von 22.000 Unternehmen. dihk.de, Dezember 2025.
