Wie man den Personalbedarf exakt prognostiziert

Eine Neuorganisation der Arbeitswelt gehört seit März zu einer der wichtigsten Waffen gegen die Ausbreitung des Coronavirus.

Schon seit den ersten Tagen des gesundheitlichen Ausnahmezustands wurde zusätzlich zur Arbeit aus dem Homeoffice damit begonnen, durch ein neues Konzept der Schichtplanung die Anzahl der in einzelnen Räumen Arbeitenden zu reduzieren, um Überfüllung zu vermeiden.

Dahinter steckt eine klare und deutliche Zielsetzung: Die Gewährleistung, dass der Mindestabstand eingehalten und dass Kontakte auf ein Minimum beschränkt, und damit die Ansteckungsgefahr verringert werden kann. Dies ist auch durch das Vermeiden einer Überfüllung von Räumlichkeiten gegeben.

In Italien gehörten vor allem logistik- und systemrelevante Unternehmen zu denjenigen, die als erste ihr Schichtsystem überdenken mussten, damit sie auch während des Lockdowns weiter aktiv sein konnten. Im späteren Verlauf haben auch alle anderen Unternehmen diese wichtige Neuorganisation übernommen, als sie in Phase 2 ihre Produktion wieder aufnahmen. Eine präzise und aufmerksame Prognose des Personalbedarfs für die richtige Schichtplanung ist daher für Unternehmer vieler Branchen doppelt wichtig geworden. Aber wie kann der Prozess der Schichtplanung optimiert werden, um eine höchstmögliche Sicherheit und Effizienz zu erzielen, wobei immer mehr Kosten eingespart werden müssen?

Prognose des Personalbedarfs anhand einer Analyse der Vorgängerjahre

Wie berechnet man den Personalbedarf für die einzelnen Unternehmensaktivitäten, sodass eine fehlerfreie Schichtplanung erfolgen kann? Hier gibt es mehrere Methoden, auf die zurückgegriffen werden kann. Bis vor kurzem bestand eine zuverlässige Methode in einer statistischen Analyse der in den Vorgängerjahren gesammelten Daten. Eine Durchsicht dieser Daten mit ihren Indikatoren gab die nötigen Anhaltspunkte für eine Schichtplanung der nahen Zukunft. Zweifelsohne erlaubt diese Methode eine bessere Schicht- und Arbeitszeitplanung als eine Prognose des Personalbedarfs, die sich auf keinerlei statistische Ausgangsdaten bezieht. Aber auch dieser Prozess lässt sich natürlich noch weiter optimieren und damit auch die unternehmerische Leistung.

Berechnung des Personalbedarfs unter Berücksichtigung diverser Faktoren

Bei der Berechnung, wie viele und welche Arbeiter nötig sind, um die Unternehmensaktivitäten zufriedenstellend und in Sicherheit auszuführen, müssen viele Variablen berücksichtigt werden. Historische Daten sind dabei natürlich eine Hilfe, auf der anderen Seite sind die aktuellen Situationen nur selten gleich. Was den Personalbedarf in den kommenden Wochen und Monaten beeinflusst, sind unter anderem die Kundennachfrage, derzeit am Lager vorrätige Produkte, neue Gesetzgebungen, unterschiedliche Kompetenzen der Mitarbeiter, die Notwendigkeit neuer Produkteinführungen, die Einführung neuer Maschinen oder Technologien, eine sich wandelnde Nachfrage und vieles mehr. Man kann sich denken, dass eine Lektüre der historischen Daten angesichts dieser Variablen nicht viel nützt: Mit der Hilfe von Algorithmen der künstlichen Intelligenz sind wir jedoch in der Lage, Schichten effizienter zu planen, und zwar auf der Grundlage aller oben genannten Faktoren.

Heute ist eine Optimierung der Schichtenplanung möglich

Mit der digitalen Transformation wurde ad hoc Software für die Prognose des Personalbedarfs entwickelt, die eine fehlerfreie Schichtplanung ermöglicht, die unnötige Ausgaben verhindert und geltende und zukünftige Protokolle voll und ganz einhält, und dies alles in einem Szenarium, das wie wir wissen, unvorhergesehenen Änderungen unterliegt. Diese Software verlässt sich auf Algorithmen künstlicher Intelligenz, um die Schichtplanung mit dem realen Bedarf in Einklang zu bringen und somit den Schichtenwechsel in Fabriken, im Einzelhandel, im organisierten Großhandel, in Callcentern und in vielen anderen Unternehmen effizient zu planen.