Mehr Effizienz im Unternehmen ist meistens mit mehr Erfolg im Geschäft gleichzusetzen. Doch welche Faktoren beeinflussen die Produktivität der Mitarbeiter positiv? Viele, sehr viele! Sie reichen von Anreiz- und Motivierungssystemen für Mitarbeiter bis zu spezieller Architektur für Arbeitsplätze. Wesentlich für die Steigerung der Arbeitsplatzeffizienz ist jedoch vor allem die richtige Schichtarbeitsorganisation. Eine unachtsame Arbeitszeit-, Ruhe- oder Überstundenverwaltung kann die Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter ernsthaft beeinträchtigen, wodurch ebenfalls das Erreichen von Unternehmenszielen gefährdet wird.
Europäische Arbeitszeitrichtlinien
Wenn das Unternehmen ununterbrochene Dienstleistungen benötigt, die nicht durch einen 8-Stunden-Tag erreicht werden können, wird die Schichtarbeitsorganisation komplex. Insbesondere der Gesundheits-, der Speditions- und oft auch der Produktionsbereich sind davon betroffen. Letzterer ist häufig auf eine ununterbrochene Produktionsleistung angewiesen.
Bevor jedoch die Arbeitszeiten in Anbetracht der Unternehmens- und Mitarbeiterbedürfnisse festgelegt werden, sind selbstverständlich die bestehenden Richtlinien zu beachten. Die EU-Regelungen unterscheiden hierzu vier verschiedene Perioden: Arbeitszeit, Überstunden, Ruhezeiten und Nachtarbeit. Nachtarbeit ist definiert als ein Zeitraum von mindestens sieben aufeinanderfolgende Stunden, der die Zeitspanne von Mitternacht bis 5 Uhr morgens einschließt.
Arbeits- und Ruhezeiten
Die europäischen Richtlinien legen fest, dass jeder Arbeiter über einen Zeitraum von 24 Stunden das Recht auf insgesamt 11 aufeinander folgende Stunden Ruhezeit besitzt. In Bezug auf die wöchentliche Ruhezeit schreibt das Gesetz alle 7 Tage eine Dauer von mindestens 24 Stunden vor. Diese beeinträchtigt selbstverständlich nicht das o. g. Recht auf täglich 11 Stunden Ruhezeit.
Eine noch allgemeinere Richtlinie schreibt vor, dass die durchschnittliche Wochenarbeitszeit einschließlich Überstunden unter keinen Umständen 48 Stunden überschreiten darf. Diese Richtlinie beschreibt jedoch eine durchschnittliche und keine absolute Einschränkung. Das heißt, ein Arbeitnehmer darf pro Woche länger als 48 Stunden arbeiten, wenn der Arbeitszeitdurchschnitt von 48 Stunden über einen längeren Zeitraum hinweg eingehalten wird.
Berechnung der wöchentlichen Ruhezeiten
Für die Geschäftsführung eines Unternehmens mit ununterbrochener Produktion ist daher die Einhaltung der wöchentlichen Ruhezeiten bei der Schichtplanung die größte Schwierigkeit. Jede Arbeitsschicht muss sowohl die minimale tägliche Ruhezeit (11 Stunden) als auch die wöchentliche Ruhezeit berücksichtigen. Das sind 35 Stunden bzw. 24 Stunden plus 11 Stunden, da das Recht auf wöchentliche Ruhezeit nicht das Recht auf tägliche Ruhezeit einschränken darf.
Zum Beispiel darf die 24 Stunden lange wöchentliche Ruhezeit nicht einfach zwischen einer Abendschicht und einer nachfolgenden Frühschicht eingeschoben werden. Vielmehr gilt, wenn die erste Schicht um 24:00 Uhr endet, darf die auf den Ruhetag folgende Schicht nicht vor 11:00 Uhr beginnen. Nur auf diese Weise wird die gesetzlich vorgeschriebene, 35 Stunden lang dauernde Ruhezeit eingehalten.
Vorschriften einhalten reicht nicht. Das Ziel ist Effizienz!
Das Einhalten der europäischen Richtlinien ist der Ausgangspunkt für eine ordnungsgemäße Arbeitsorganisation. Um jedoch sowohl die Unternehmens- als auch die Mitarbeiterbedürfnisse vollständig zufrieden zu stellen, reicht eine alleinige Einhaltung der Vorschriften nicht aus; dies gilt insbesondere für Unternehmen mit vielen Mitarbeitern. Zur Erreichung der maximalen Arbeitseffizienz muss das fähigste Personal jeweils den verschiedenen Tätigkeiten zugeordnet werden. Damit gute Ergebnisse erzielt werden, benötigt die Geschäftsleitung für diese Planungstätigkeiten allerdings viel Zeit und Ressourcen. Zur Verringerung dieses Arbeitsaufwands, Verkürzung des Zeitrahmens und Rationalisierung der Schichten sollten daher ein Schichtarbeitsprogramm eingesetzt werden, dass sowohl intern als auch extern benutzbare Ad-hoc-Lösungen für die Verwaltung von Arbeitszeitplänen anbietet.
Rationelle Planung – weniger Ressourcenverschwendung
Auf welche Weise kann eine Schichtplanungssoftware die Effizienz steigern? Das ist schnell beschrieben. Vor allen Dingen verhindert eine ordnungsgemäße Personaleinsatzplanung, dass nicht zu viele Mitarbeiter mit einer Tätigkeit beschäftigt sind, die auch mit einer geringeren Investition hätte ausgeführt werden können. Dies beschleunigt den Prozess und entlastet die Gehaltsabrechnung des Unternehmens. Ein Programm für die Schichtplanung verringert darüber hinaus eine schnelle Mitarbeiterermüdung, da sie die Umverteilung der vorhandenen Arbeitsbelastungen unterstützt. Dies ist durch einen Quervergleich der Mitarbeiterfähigkeiten möglich. Die besten Softwares geben den Mitarbeitern die Möglichkeit, Planungsänderungen mit einfachen Arbeitsablauftools auszuführen.
Eine effiziente Schichtplanung bedeutet also nicht bloß die Anwendung europäischer Richtlinien. Sie wird vielmehr durch rationelle Zuteilung der einzelnen Schichten, Abschaffung der Kosten für das manuelle Ausfüllen von Formularen und die Sicherheit für die Beschäftigten geprägt, die Arbeitsbelastung gerecht aufzuteilen. Diese Vorgehensweise gehört zu den besten, um die Unternehmenseffizienz zu steigern.
